Cara Menghadapi Permintaan Supervisor di Call Center

Tidak jarang, agen call center dihadapkan dengan pelanggan yang marah dan langsung meminta berbicara dengan supervisor. Misalnya, Customer, pelanggan yang telah berbicara dengan beberapa agen tetapi refund headsetnya belum tuntas, akhirnya menuntut supervisor. Menangani eskalasi permintaan supervisor memerlukan keterampilan komunikasi yang cepat, tepat, dan tenang.

Pentingnya Empati dan Komunikasi yang Efektif

Gunakan kalimat yang mengakui masalah seperti, “Saya memahami situasi dan ingin membantu.” Ini bukan sekadar skrip, tapi cara menunjukkan keseriusan untuk menyelesaikan masalah. Dalam kasus Customer, agen menunjukkan pemahaman dengan memverifikasi informasi refund yang tertunda.

Proses Refund yang Cepat dan Transparan

Kecepatan adalah kunci. Pelanggan ingin kepastian, bukan alasan. Agen yang sigap memeriksa data, memverifikasi case ID (contohnya 31277), dan memberikan update langsung akan menenangkan pelanggan. Di sini, proses refund headset rusak akhirnya ditemukan sudah diproses, namun pelanggan tidak mendapat notifikasi karena email lama masih tercatat. Pelajaran penting: selalu konfirmasi kontak terbaru pelanggan.

Strategi Jika Supervisor Tidak Tersedia

Bagaimana jika supervisor sedang rapat? Jangan biarkan pelanggan merasa diabaikan. Tawarkan alternatif seperti callback terjadwal, tapi jika pelanggan ingin menunggu, tetap beri rasa kontrol. Kalimat seperti, “Supervisor sedang rapat, tapi saya akan catat semua detail agar segera diproses begitu beliau selesai,” bisa meredakan ketegangan.

Kunci Mengubah Situasi Negatif Menjadi Positif

Bahkan pelanggan yang paling marah bisa berubah menjadi puas jika masalah selesai dengan cepat. Dalam kasus Customer, meski awalnya emosional, setelah tahu refund telah diproses, ia melunak. Hal ini menunjukkan bahwa cara menghadapi pelanggan marah di call center bukan sekadar prosedur, tapi seni membangun kepercayaan di tengah tekanan.