Cara Bikin Pelanggan Hotel Ngerasa Diperhatiin ala Call Center Indonesia

Pernah denger istilah mock call? Tapi jangan bayangin kaku dan ngebosenin, karena contoh yang satu ini justru bikin kamu makin paham gimana rasanya jadi agen hotel yang pinter, cepet tanggap, dan tetep sopan.

Contohnya, ada simulasi panggilan antara Ratna, si agen call center dari Hotel Ada Deh, dan Steven, calon tamu yang pengin booking kamar buat empat orang. Masalahnya, Steven belum sempet buka website hotel. Jadi dia minta saran langsung dari Ratna. Tantangannya? Harus nyesuaiin semua kebutuhan Steven dalam waktu singkat. Tapi untungnya, Ratna gercep.

Awalnya, Ratna nanya, “Mau kamar tipe apa?” Tapi karena Steven nggak tau, dia malah balik nanya bisa nggak dia sebutin kebutuhan dulu dan Ratna yang nyesuaiin. Jawaban Ratna? Santai aja, “Absolutely!”.

Steven butuh kamar buat dua pasangan, harus ada wifi dan kolam renang. Dari situ, Ratna nggak asal sebutin semua kamar yang ada. Dia langsung saring dan nyaranin Deluxe King—fasilitas lengkap, king-size bed, wifi, kolam renang, sarapan dan makan siang. Tapi harganya lumayan, $400 buat dua kamar.

Nah, bagian lucunya mulai muncul. Steven berubah pikiran. Dia bilang, “Ternyata deket hotel ada pantai, kita bakal makan siang di sana aja.” Jadi, kolam renang dan makan siang bisa di-skip, yang penting wifi tetap ada. Ratna pun nyesuaiin lagi dan ngasih opsi Classic King—lebih murah, tetap ada wifi dan king-size bed, tapi tanpa kolam dan makan siang. Harganya? Cuma $250 buat dua kamar. Hemat separuhnya!

Yang bikin keren, Ratna nggak cuma jualan doang. Dia juga kasih peringatan, “Kalau ambil kamar ini, cuma dapet sarapan ya.” Jadi, pelanggan nggak akan komplain di belakang karena udah dikasih info dari awal. Ini salah satu poin penting di dunia layanan pelanggan—transparansi!

Setelah pilihan kamar oke, masuk ke tahap pembayaran. Tapi Ratna nggak minta nomor kartu lewat telepon. Dia minta email aja, terus kirim link pembayaran resmi dari booking@calihotel.com. Supaya aman dan nggak tertipu email palsu. Dia bahkan eja satu-satu email Steven pakai kode fonetik biar nggak salah ketik—S for Sierra, T for Tango, dan seterusnya. Profesional banget, kan?

Ngomong-ngomong soal alur, panggilan kayak gini biasanya dibagi jadi beberapa langkah: sambutan, kasih jaminan, tanya kebutuhan, kasih saran, dan terakhir recap plus bantuin sampai tuntas. Tapi ya, di dunia nyata, kadang langkah-langkah itu bisa sedikit loncat-loncat sesuai kondisi. Kayak Ratna yang skip cek akun pelanggan karena booking kamar hotel emang nggak perlu punya akun kayak langganan internet.

Setelah semuanya jelas, Ratna nutup percakapan dengan sopan, dan Steven pun puas. Gaya komunikasinya tuh nggak ribet tapi tetep rapi. Dia bikin pelanggan ngerasa dimudahin tanpa terlalu banyak basa-basi yang buang waktu.

Oh iya, simulasi ini bukan cuma buat latihan omdo. Ini juga dilengkapi product knowledge alias info lengkap tentang produk dan layanan. Jadi calon agent bisa ngerti kenapa si agen ngomong ini itu, dan bisa adaptasi sesuai kebutuhan pelanggan. Nggak asal jawab doang.

Jadi kesimpulannya? Jadi agen call center itu bukan cuma soal ngomong lancar, tapi juga soal ngerti produk, peka sama kebutuhan pelanggan, dan bisa ngasih solusi tanpa bikin ribet. Latihan kayak mock call ini penting banget biar nanti pas kerja beneran, udah siap 100%.