Cara Menulis Email Customer Service

Bagi kandidat yang ingin bekerja di bidang layanan pelanggan, tes menulis email customer service sering kali menjadi penentu kelulusan. Perusahaan ingin memastikan calon karyawan mampu menulis email yang profesional, ramah, sekaligus mudah dipahami. Tes ini bukan sekadar soal grammar, tapi juga melatih empati, kemampuan problem solving, serta penggunaan bahasa yang tepat.

Format Dasar Email Customer Service

Tidak semua orang menyadari bahwa email layanan pelanggan biasanya memiliki struktur empat bagian. Format ini sederhana, namun wajib dipahami:


Subject line – ringkas dan jelas, misalnya “Penjelasan Tambahan Biaya Tagihan Anda”.

Greeting – gunakan sapaan netral seperti “Hi” atau “Hello” untuk menghindari nada kaku.


Body email – terdiri dari:

pembukaan & empati,

penjelasan & solusi,

call to action,

penutup dengan ajakan untuk menghubungi kembali.


Sign-off – seperti “Best regards”.


Contoh Email Customer Service yang Ideal

Bayangkan ada pelanggan yang mengeluh karena muncul biaya tambahan di tagihan. Langkah pertama bukan langsung memberi detail angka, melainkan mengakui emosi pelanggan. Misalnya:


"Terima kasih telah menghubungi kami. Saya memahami kekhawatiran Anda mengenai biaya tambahan dan dengan senang hati akan membantu menjelaskan detailnya."


Setelah itu, barulah diberikan penjelasan singkat namun jelas. Misalnya:


"Biaya tambahan sebesar $10 muncul karena layanan paket telepon internasional yang aktif sejak 28 September 2024."


Kemudian tambahkan call to action:


"Jika layanan ini tidak Anda butuhkan, saya dapat membantu menonaktifkannya dan menyesuaikan tagihan bulan berikutnya. Mohon informasikan pilihan Anda."


Dan akhiri dengan penutup positif:


"Silakan hubungi saya kembali bila ada pertanyaan lain. Kami selalu siap membantu Anda."


Tips Penting Agar Email Lolos Tes

Selain memahami format, ada beberapa hal teknis yang menentukan kelulusan Anda dalam tes email customer service:

- Gunakan bahasa sederhana: Hindari istilah teknis berlebihan.

- Perhatikan grammar & tanda baca: Kesalahan kecil bisa membuat email terlihat tidak profesional.

- Tulis dengan nada profesional: Ramah tapi tidak terlalu santai.

- Berikan solusi, bukan sekadar jawaban: Jangan hanya menjelaskan masalah, tapi tawarkan langkah lanjut.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Beberapa hal yang sering membuat peserta gagal tes email customer service antara lain:

- Subjek email terlalu panjang atau tidak jelas.

- Tidak mengakui perasaan pelanggan di awal.

- Penjelasan bertele-tele tanpa solusi.

- Nada email terlalu kaku atau sebaliknya terlalu santai.

- Tidak ada call to action sehingga email terasa menggantung.

Untuk bisa lulus tes menulis email customer service, kamu tidak hanya butuh kemampuan menulis, tetapi juga empati, ketelitian, dan strategi komunikasi yang tepat. Kuasai format empat bagian email, gunakan bahasa yang ringkas, serta selalu tutup dengan nada positif.

Dengan latihan konsisten, kamu bisa menulis email yang profesional dan berkesan, sekaligus meningkatkan peluang diterima di posisi customer service.

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Cara Jawab Pertanyaan “Ceritain Tentang Diri Kamu” di Interview Call Center Indonesia

Image
Kalau kamu lagi cari kerja di call center, ada satu pertanyaan yang hampir pasti muncul waktu interview: “Ceritain tentang diri kamu.” Kedengarannya gampang, tapi banyak orang justru salah jawab. Ada yang cuma nyebutin nama, umur, tempat tinggal, dan hal-hal basic lain yang sebenarnya udah ada di CV. Padahal, pertanyaan ini sebenarnya kesempatan buat nunjukin siapa kamu sebenarnya—bukan sekadar data pribadi. Nah, di sini bakal dijelasin cara jawab pertanyaan itu berdasarkan tiga kondisi: 1. Kamu pernah di call center. 2. Kamu punya pengalaman kerja non call center. 3. Kamu fresh graduate. Kenapa Pertanyaan Ini Sering Ditanya? Pewawancara pengen tahu lebih banyak soal siapa yang lagi duduk di depannya. Bukan cuma soal latar belakang pendidikan atau tempat tinggal, tapi gimana kepribadian kamu dan gimana kamu sebagai calon karyawan. Jadi, jawabannya harus bisa bikin mereka ngerti kamu itu tipe orang seperti apa di dunia kerja. Kalau Udah Pernah Kerja di Call Center Jawabannya bisa cukup ...
Read more

Mengenal Analitis, Driving, Amiable, dan Expressive

Image
Kalau ditanya, “Apa sih kunci sukses menghadapi berbagai tipe pelanggan?” jawabannya sederhana: pahami gaya komunikasi mereka, lalu sesuaikan cara bicara kita. Ada pelanggan yang butuh data super detail, ada juga yang cuma mau solusi cepat tanpa basa-basi. Ada yang lebih suka ngobrol santai dulu, ada juga yang penuh ekspresi dan cerita panjang. Nah, keempat karakter ini dikenal sebagai empat gaya sosial pelanggan: Analytical, Driving, Amiable, dan Expressive. Contoh Realita di Lapangan Bayangkan kamu lagi kerja di customer service. Ada pelanggan yang langsung bilang: “Nomor order saya 567812, barang telat, kapan sampai?” Itu jelas tipe Driving — tegas, cepat, dan nggak mau muter-muter. Kalau kita balas dengan penjelasan panjang lebar soal rantai pasokan, bisa-bisa mereka langsung kehilangan kesabaran. Lain lagi dengan Amiable. Tipe ini biasanya mulai dengan kalimat ramah seperti: “Halo, apa kabar? Semoga harimu menyenangkan ya.” Mereka butuh rasa nyaman, bukan sekadar jawaban teknis. K...
Read more

Tips Simulasi Mock Call Center Indonesia

Image
Hai, pernah dengar istilah mock call? Jadi, ini semacam simulasi panggilan yang biasa dilakukan untuk latihan bagi calon agen call center. Dalam simulasi ini, kita belajar cara melayani pelanggan dengan efektif, dari awal sampai akhir panggilan. Pembukaan yang Berkesan Setiap panggilan dimulai dengan sapaan. Bukan asal "halo", tapi lengkap dengan nama perusahaan dan nama kita. Contohnya, "Hi, terima kasih telah menghubungi PT Apa Aja Deh. Saya Ratna, ada yang bisa saya bantu?" Kalimat sederhana ini bikin pelanggan merasa dihargai dan jelas siapa yang mereka ajak bicara. Intinya, beri kesan profesional tapi tetap ramah. Pastikan Akun Pelanggan Di dunia call center, keamanan itu penting banget. Makanya, konfirmasi akun pelanggan adalah langkah yang wajib. Biasanya, kita minta nomor akun dan nama lengkap pelanggan. Langkah ini juga membantu memastikan kita bicara dengan orang yang tepat. Tapi kalau pelanggan nggak punya akun? Ya, langkah ini bisa dilewatkan. Jangan Lup...
Read more