Cara Tone of Voice Saat Melayani Customer Call Center Indonesia

 


Pernah dengar istilah “bukan apa yang dikatakan, tapi bagaimana cara mengatakannya”? Nah, itu ngena banget buat kamu yang kerja di dunia customer service. Soal grammar memang penting, tapi percaya deh, tone of voice jauh lebih menentukan apakah pelanggan bakal merasa didengar dan dihargai, atau malah makin kesal.

Kenapa Tone of Voice Penting

Menurut classroom.com, tone of voice itu kemampuan kita mengubah makna kata-kata yang kita ucapkan lewat intonasi, pitch, tempo, dan volume suara. Jadi, satu kalimat yang sama bisa terasa ramah banget, atau malah terdengar nyolot, tergantung nada yang dipakai.

Contoh Kasus: Satu Kalimat, Lima Nada, Lima Rasa

Nada ceria dan ramah, terdengar seperti senyum yang tulus. Cocok buat ngobrol sama pelanggan yang juga ramah.

Nada lembut dan empati, bikin pelanggan yang sedang sedih merasa didampingi. Cocok kalau pelanggan baru kehilangan hewan peliharaan atau punya masalah pribadi.

Nada tegas dan meyakinkan, cocok kalau pelanggan udah frustrasi karena masalah belum kelar setelah dihubungi berulang kali. Di sini, nada yang dalam dan tempo agak lambat bisa memunculkan rasa percaya.

Nada marah atau kesal, ini bahaya. Volume naik, tempo cepat, dan terdengar tergesa. Meskipun kata-katanya sopan, pelanggan bisa merasa tidak dihargai.

Nada datar dan cuek, ini yang paling sering jadi kesalahan agen pemula. Suara monoton tanpa ekspresi bikin pelanggan merasa "nggak dianggap".

Situasi di Mana Nada Suara Harus Diatur

Ada beberapa momen penting di mana kita harus super hati-hati dengan nada suara:

1. Pelanggan Sedang Marah atau Kasar

Kalau sampai ada kata-kata kasar, tetap harus dibalas dengan tone yang tenang tapi tegas. Jangan kebawa emosi. Fokus di solusi.

2. Pelanggan Panik atau Sedih

Misalnya, pesanan penting belum datang padahal hari H sudah dekat.

3. Pelanggan Tidak Percaya Penjelasan

Kalau pelanggan ragu atau skeptis, jawab dengan suara yang meyakinkan.

4. Pelanggan Pakai Nada Sarkas

Nah ini tricky. Tetap profesional, jangan dibalas dengan nada serupa. Tanggap dengan tenang tapi tetap sopan.

5. Pelanggan Sangat Ramah

Sesekali, kita ketemu pelanggan yang hangat dan bersahabat. Balas dengan nada ceria dan penuh energi supaya tetap vibes-nya nyambung.

Tingkatkan Tone of Voice

- Latihan Intonasi: Coba rekam suaramu lalu dengarkan ulang. Sadari bagian mana yang terdengar terlalu datar atau terlalu kaku.

- Perhatikan Volume: Terlalu pelan bikin pelanggan sulit dengar, terlalu keras bisa terdengar agresif.

- Mainkan Emosi: Bukan drama, tapi kamu harus bisa “mengisi” kalimatmu dengan rasa—baik empati, antusiasme, atau ketegasan.

Kalimat sopan pun bisa terdengar menyakitkan kalau nadanya salah. Sebaliknya, kalimat biasa bisa bikin pelanggan merasa nyaman kalau disampaikan dengan nada yang tulus dan tepat. Jadi, kalau kamu kerja sebagai customer service, jangan cuma fokus ke apa yang mau dikatakan, tapi juga bagaimana caramu mengatakannya. Karena di balik suara kamu, pelanggan bisa merasakan sikapmu.


Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Cara Jawab Pertanyaan “Ceritain Tentang Diri Kamu” di Interview Call Center Indonesia

Image
Kalau kamu lagi cari kerja di call center, ada satu pertanyaan yang hampir pasti muncul waktu interview: “Ceritain tentang diri kamu.” Kedengarannya gampang, tapi banyak orang justru salah jawab. Ada yang cuma nyebutin nama, umur, tempat tinggal, dan hal-hal basic lain yang sebenarnya udah ada di CV. Padahal, pertanyaan ini sebenarnya kesempatan buat nunjukin siapa kamu sebenarnya—bukan sekadar data pribadi. Nah, di sini bakal dijelasin cara jawab pertanyaan itu berdasarkan tiga kondisi: 1. Kamu pernah di call center. 2. Kamu punya pengalaman kerja non call center. 3. Kamu fresh graduate. Kenapa Pertanyaan Ini Sering Ditanya? Pewawancara pengen tahu lebih banyak soal siapa yang lagi duduk di depannya. Bukan cuma soal latar belakang pendidikan atau tempat tinggal, tapi gimana kepribadian kamu dan gimana kamu sebagai calon karyawan. Jadi, jawabannya harus bisa bikin mereka ngerti kamu itu tipe orang seperti apa di dunia kerja. Kalau Udah Pernah Kerja di Call Center Jawabannya bisa cukup ...
Read more

Tips Simulasi Mock Call Center Indonesia

Image
Hai, pernah dengar istilah mock call? Jadi, ini semacam simulasi panggilan yang biasa dilakukan untuk latihan bagi calon agen call center. Dalam simulasi ini, kita belajar cara melayani pelanggan dengan efektif, dari awal sampai akhir panggilan. Pembukaan yang Berkesan Setiap panggilan dimulai dengan sapaan. Bukan asal "halo", tapi lengkap dengan nama perusahaan dan nama kita. Contohnya, "Hi, terima kasih telah menghubungi PT Apa Aja Deh. Saya Ratna, ada yang bisa saya bantu?" Kalimat sederhana ini bikin pelanggan merasa dihargai dan jelas siapa yang mereka ajak bicara. Intinya, beri kesan profesional tapi tetap ramah. Pastikan Akun Pelanggan Di dunia call center, keamanan itu penting banget. Makanya, konfirmasi akun pelanggan adalah langkah yang wajib. Biasanya, kita minta nomor akun dan nama lengkap pelanggan. Langkah ini juga membantu memastikan kita bicara dengan orang yang tepat. Tapi kalau pelanggan nggak punya akun? Ya, langkah ini bisa dilewatkan. Jangan Lup...
Read more

Perbedaan BPO dan Call Center Indonesia

Image
Jujur aja, masih banyak yang nganggep kalau BPO dan call center itu sama. Padahal, sebenarnya nggak sesimpel itu. Meski kedengerannya mirip-mirip, dua istilah ini punya perbedaan yang cukup jelas, apalagi kalau udah ngomongin soal kerjaan di industri layanan pelanggan. Pertama-tama, mari bahas dari hal yang paling familiar dulu: call center. Nah, call center itu ibarat markas tempat para agen duduk manis di balik headset dan handle telepon—baik itu nerima panggilan dari pelanggan atau menelepon balik. Gambarannya? Orang-orang duduk di bilik masing-masing, ngobrol sama pelanggan soal berbagai masalah: bisa soal tagihan, produk, komplain, dan semacamnya. Intinya, semuanya dilakukan lewat telepon. Gitu aja. Tapi begitu masuk ke dunia BPO alias Business Process Outsourcing, ceritanya mulai melebar. Nah, biar fokus ke bisnis utamanya, dia sewa perusahaan lain buat ngurusin bagian layanan pelanggan. Perusahaan kedua inilah yang disebut bagian dari BPO. Jadi mereka semacam partner kerja yang ...
Read more