Cara Menangani Pelanggan Kecewa dan Dapat Nilai Bagus dari QA Call Center Indonesia

Kadang di dunia layanan pelanggan, pertanyaan yang simpel justru bikin agen kebingungan. Contohnya aja, ada pelanggan yang nelpon cuma buat nanya, “Ini langganan unlimited harganya naik ya sekarang?” Nah, banyak agen yang langsung ribet sendiri, padahal jawaban yang dibutuhin cuma “nggak, masih sama kok dari 2010.”

Jadi, penting banget buat tahu kapan harus ikutin alur percakapan dan kapan harus lompat langsung ke jawaban. Kalau pertanyaannya jelas, simpel, dan nggak perlu akses data pribadi pelanggan, ya udah jawab aja langsung. Nggak usah basa-basi, minta verifikasi akun segala, atau bilang “Saya bantu dulu ya.” Kebanyakan drama malah buang-buang waktu.

Tapi jangan salah, beda lagi kalau si pelanggan mulai bilang, “Eh, kenapa tagihannya bulan ini jadi $53? Biasanya kan $50.” Nah, di sini baru deh agen perlu buka data akun si pelanggan. Tapi sebelum itu, wajib konfirmasi identitas dulu: nama lengkap dan nomor akun.

Kalau pelanggan bilang, “Nomor akun saya nggak tahu, bisa cari pakai nama aja nggak? Nama saya unik kok,” kita tetap harus tegas. Keamanan data itu penting. Jawaban paling tepat: “Mohon maaf, demi alasan keamanan saya tetap butuh nomor akun dan nama lengkap.” Nah, biar pelanggan nggak bingung, langsung kasih tahu cara nyarinya. “Coba cek di pojok kanan atas email tagihan ya, ada nomor yang diawali 12 dan terdiri dari enam digit.”

Menjawab pertanyaan kayak gini bukan soal cepat-cepat kasih solusi, tapi juga tentang bagaimana caranya menjelaskan dengan tenang dan jelas. Nah, pas udah ketahuan kalau si pelanggan dikenakan denda karena telat bayar, tinggal disampaikan saja dengan sopan tapi tegas. Nggak perlu dibungkus-bungkus pakai kalimat menggantung kayak “Sepertinya ada biaya tambahan.” Nggak. Bilang aja langsung, “Bulan ini ada tambahan $3 karena pembayaran bulan Agustus masuk tanggal 1 September, padahal jatuh temponya tanggal 15 Agustus.”

Kadang mereka bakal protes, “Serius nih? Denda segitu gara-gara info yang ditaruh di Terms and Conditions yang nggak ada orang baca?” Kalau udah gini, agen harus pinter ngebangun hubungan, agen dalam cerita ini, jawab dengan bijak: “Iya, saya juga jujur jarang baca syarat dan ketentuan saat daftar layanan.” Di situ, dia mulai bangun koneksi personal.

Nah, kenapa sih harus repot-repot bangun hubungan kayak gitu? Biar pelanggan lebih nyaman, lebih merasa didengar. Apalagi, tahu kalau pelanggan ini udah lama gabung, dari tahun 2015. Jadi, dia bilang: “Karena ini pertama kalinya dan kamu udah lama gabung, kami bisa kasih pengecualian satu kali. Denda $3-nya akan kami hapus.”

Tapi inget, habis kasih pengecualian, tetap harus diingatkan. “Ini cuma satu kali ya, kalau ke depan ada keterlambatan lagi, dendanya tetap berlaku.” Dengan komunikasi yang sopan, tapi tetap tegas, pelanggan jadi lebih mudah menerima kebijakan itu.

Yang menarik, kalau si agen cuma kasih solusi tanpa bangun hubungan, masalahnya mungkin selesai, tapi nilai QA-nya bisa aja kurang maksimal. Tapi kalau sambil ngobrol santai, nyambung, dan kasih empati, bisa jadi pelanggan isi survei kepuasan pelanggan dengan hasil yang positif banget. Jadi, buat yang pengen bonus performa atau naik jabatan, coba deh pelan-pelan belajar cara bangun rapport yang natural.

Sebagai penutup, kadang pelanggan itu nggak minta lebih. Mereka cuma pengen dipahami, dilayani dengan tulus, dan dikasih solusi yang masuk akal. Dan itu semua bisa dimulai dari hal kecil kayak jawaban yang jujur, nggak berputar-putar, dan disampaikan dengan empati.