Tips Call Center Indonesia : Cara Biar Nggak Canggung Saat Dead Air Waktu Hadapi Pelanggan


Pernah nggak sih pas lagi nelpon pelanggan, terus tiba-tiba hening banget? Nggak ada suara, pelanggan diem, kita juga nggak tau mau ngomong apa. Nah, itu yang namanya dead air. Momen canggung yang kadang bikin panik karena ngerasa kayak ngobrol sama tembok. Kalau sering kejadian, pelanggan bisa mikir kita ngilang, nggak dengerin, bahkan tidur.

Kasih Kabar ke Pelanggan untuk Mengurangi Dead Air

Tapi tenang, ada beberapa trik buat ngatasin atau setidaknya ngurangin dead air ini. Salah satunya yang simpel tapi lumayan efektif itu ya… kasih kabar ke pelanggan soal apa yang lagi kita lakuin. Misalnya, “Saya lagi buka datanya ya, sistemnya baru di-restart jadi agak lama dikit.” Hal kayak gini tuh kelihatannya sepele, tapi bisa banget bikin pelanggan lebih tenang dan tahu kalau kita nggak ngilang.

Manfaatkan Fitur Hold dengan Izin dan Penjelasan

Tapi nggak semua masalah bisa diselesaikan dengan ngobrol santai. Kadang, kita memang butuh waktu buat cek info, isi form, atau nanya ke atasan. Di situ, fitur hold bisa dipake. Tapi inget ya, jangan asal main tahan aja. Sebelum masukin pelanggan ke hold, wajib banget minta izin, jelasin alasannya, dan kasih estimasi waktu. Misalnya, “Boleh saya tahan sebentar 1-2 menit ya buat cek ke tim pengembalian?” Kalau udah dua menit, harus balik lagi ke pelanggan dan update infonya. Kalau butuh waktu tambahan, tinggal bilang aja, “Masih dicek ya, boleh saya tahan sebentar lagi?”

Isi Dead Air dengan Obrolan Ringan Saat Sistem Loading

Ada juga situasi yang sebenernya nggak perlu sampe tahan pelanggan. Contohnya, waktu sistem loading cuma sebentar, kayak 10 detik. Nah, daripada diem aja, bisa banget diisi sama obrolan ringan. Emang sih, nggak semua orang nyaman ngobrol basa-basi. Bahkan, banyak yang merasa awkward. Tapi kalau bisa dan terbiasa, ini bisa jadi penyelamat.

Gunakan “Template Ketawa” dan Cerita Ringan untuk Jaga Suasana

Ada juga yang punya “template ketawa”, khusus buat nanggepin lelucon pelanggan yang kadang… yah, nggak lucu juga sih. Tapi penting loh punya reaksi yang pas biar suasana nggak makin aneh. Bahkan ada yang nyiapin cerita-cerita kecil tentang dirinya sendiri buat dipake pas obrolan ngalor-ngidul. Tapi tetep harus lihat situasi juga, jangan maksa ngobrol sama pelanggan yang lagi kesel atau cuek.

Beri Pemberitahuan Awal Soal Momen Hening yang Akan Terjadi

Kalau memang nggak nyaman ngobrol banyak, alternatifnya bisa kasih tahu pelanggan di awal kalau bakal ada momen hening karena kita lagi proses sesuatu. Contohnya, “Saya sekarang mau proses pengembaliannya ya, mungkin akan ada jeda karena saya harus isi form, tapi saya tetap ada di sini. Kalau ada yang mau ditanyain, tinggal bilang aja.” Dengan begitu, pelanggan tahu bahwa kita masih bareng mereka, walaupun nggak ngomong terus.

Jangan Pernah Mute Headset, Biarkan Suara Latar Tetap Ada

Oh iya, jangan pernah mute headset, karena kalau pelanggan denger hening total, mereka bisa curiga. Beda sama kalau suara keyboard atau suara di background kantor masih kedengeran—itu tandanya kita masih aktif dan lagi kerjain sesuatu.

Hafalkan Masalah Umum Biar Cepat Tangani Pelanggan

Terakhir, satu hal paling simpel yang sering dilupain: hafalin masalah-masalah umum yang sering muncul. Semakin paham alurnya, makin cepat juga kita bisa bantu pelanggan tanpa harus diem lama atau minta waktu tambahan. Ini penting banget apalagi kalau masih baru mulai kerja, biar nggak terus-terusan ketinggalan.

Jaga Komunikasi Supaya Pelanggan Nggak Kesan Ngilang

Jadi intinya, kalau nggak mau pelanggan mikir kita ketiduran, pastikan komunikasi tetap jalan. Entah itu lewat ngobrol ringan, kasih update, atau hold yang jelas dan tepat waktu. Pelanggan seneng, performa juga makin oke.

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Cara Jawab Pertanyaan “Ceritain Tentang Diri Kamu” di Interview Call Center Indonesia

Image
Kalau kamu lagi cari kerja di call center, ada satu pertanyaan yang hampir pasti muncul waktu interview: “Ceritain tentang diri kamu.” Kedengarannya gampang, tapi banyak orang justru salah jawab. Ada yang cuma nyebutin nama, umur, tempat tinggal, dan hal-hal basic lain yang sebenarnya udah ada di CV. Padahal, pertanyaan ini sebenarnya kesempatan buat nunjukin siapa kamu sebenarnya—bukan sekadar data pribadi. Nah, di sini bakal dijelasin cara jawab pertanyaan itu berdasarkan tiga kondisi: 1. Kamu pernah di call center. 2. Kamu punya pengalaman kerja non call center. 3. Kamu fresh graduate. Kenapa Pertanyaan Ini Sering Ditanya? Pewawancara pengen tahu lebih banyak soal siapa yang lagi duduk di depannya. Bukan cuma soal latar belakang pendidikan atau tempat tinggal, tapi gimana kepribadian kamu dan gimana kamu sebagai calon karyawan. Jadi, jawabannya harus bisa bikin mereka ngerti kamu itu tipe orang seperti apa di dunia kerja. Kalau Udah Pernah Kerja di Call Center Jawabannya bisa cukup ...
Read more

Mengenal Analitis, Driving, Amiable, dan Expressive

Image
Kalau ditanya, “Apa sih kunci sukses menghadapi berbagai tipe pelanggan?” jawabannya sederhana: pahami gaya komunikasi mereka, lalu sesuaikan cara bicara kita. Ada pelanggan yang butuh data super detail, ada juga yang cuma mau solusi cepat tanpa basa-basi. Ada yang lebih suka ngobrol santai dulu, ada juga yang penuh ekspresi dan cerita panjang. Nah, keempat karakter ini dikenal sebagai empat gaya sosial pelanggan: Analytical, Driving, Amiable, dan Expressive. Contoh Realita di Lapangan Bayangkan kamu lagi kerja di customer service. Ada pelanggan yang langsung bilang: “Nomor order saya 567812, barang telat, kapan sampai?” Itu jelas tipe Driving — tegas, cepat, dan nggak mau muter-muter. Kalau kita balas dengan penjelasan panjang lebar soal rantai pasokan, bisa-bisa mereka langsung kehilangan kesabaran. Lain lagi dengan Amiable. Tipe ini biasanya mulai dengan kalimat ramah seperti: “Halo, apa kabar? Semoga harimu menyenangkan ya.” Mereka butuh rasa nyaman, bukan sekadar jawaban teknis. K...
Read more

Tips Simulasi Mock Call Center Indonesia

Image
Hai, pernah dengar istilah mock call? Jadi, ini semacam simulasi panggilan yang biasa dilakukan untuk latihan bagi calon agen call center. Dalam simulasi ini, kita belajar cara melayani pelanggan dengan efektif, dari awal sampai akhir panggilan. Pembukaan yang Berkesan Setiap panggilan dimulai dengan sapaan. Bukan asal "halo", tapi lengkap dengan nama perusahaan dan nama kita. Contohnya, "Hi, terima kasih telah menghubungi PT Apa Aja Deh. Saya Ratna, ada yang bisa saya bantu?" Kalimat sederhana ini bikin pelanggan merasa dihargai dan jelas siapa yang mereka ajak bicara. Intinya, beri kesan profesional tapi tetap ramah. Pastikan Akun Pelanggan Di dunia call center, keamanan itu penting banget. Makanya, konfirmasi akun pelanggan adalah langkah yang wajib. Biasanya, kita minta nomor akun dan nama lengkap pelanggan. Langkah ini juga membantu memastikan kita bicara dengan orang yang tepat. Tapi kalau pelanggan nggak punya akun? Ya, langkah ini bisa dilewatkan. Jangan Lup...
Read more