Tips Call Center Indonesia : Cara Biar Nggak Canggung Saat Dead Air Waktu Hadapi Pelanggan


Pernah nggak sih pas lagi nelpon pelanggan, terus tiba-tiba hening banget? Nggak ada suara, pelanggan diem, kita juga nggak tau mau ngomong apa. Nah, itu yang namanya dead air. Momen canggung yang kadang bikin panik karena ngerasa kayak ngobrol sama tembok. Kalau sering kejadian, pelanggan bisa mikir kita ngilang, nggak dengerin, bahkan tidur.

Kasih Kabar ke Pelanggan untuk Mengurangi Dead Air

Tapi tenang, ada beberapa trik buat ngatasin atau setidaknya ngurangin dead air ini. Salah satunya yang simpel tapi lumayan efektif itu ya… kasih kabar ke pelanggan soal apa yang lagi kita lakuin. Misalnya, “Saya lagi buka datanya ya, sistemnya baru di-restart jadi agak lama dikit.” Hal kayak gini tuh kelihatannya sepele, tapi bisa banget bikin pelanggan lebih tenang dan tahu kalau kita nggak ngilang.

Manfaatkan Fitur Hold dengan Izin dan Penjelasan

Tapi nggak semua masalah bisa diselesaikan dengan ngobrol santai. Kadang, kita memang butuh waktu buat cek info, isi form, atau nanya ke atasan. Di situ, fitur hold bisa dipake. Tapi inget ya, jangan asal main tahan aja. Sebelum masukin pelanggan ke hold, wajib banget minta izin, jelasin alasannya, dan kasih estimasi waktu. Misalnya, “Boleh saya tahan sebentar 1-2 menit ya buat cek ke tim pengembalian?” Kalau udah dua menit, harus balik lagi ke pelanggan dan update infonya. Kalau butuh waktu tambahan, tinggal bilang aja, “Masih dicek ya, boleh saya tahan sebentar lagi?”

Isi Dead Air dengan Obrolan Ringan Saat Sistem Loading

Ada juga situasi yang sebenernya nggak perlu sampe tahan pelanggan. Contohnya, waktu sistem loading cuma sebentar, kayak 10 detik. Nah, daripada diem aja, bisa banget diisi sama obrolan ringan. Emang sih, nggak semua orang nyaman ngobrol basa-basi. Bahkan, banyak yang merasa awkward. Tapi kalau bisa dan terbiasa, ini bisa jadi penyelamat.

Gunakan “Template Ketawa” dan Cerita Ringan untuk Jaga Suasana

Ada juga yang punya “template ketawa”, khusus buat nanggepin lelucon pelanggan yang kadang… yah, nggak lucu juga sih. Tapi penting loh punya reaksi yang pas biar suasana nggak makin aneh. Bahkan ada yang nyiapin cerita-cerita kecil tentang dirinya sendiri buat dipake pas obrolan ngalor-ngidul. Tapi tetep harus lihat situasi juga, jangan maksa ngobrol sama pelanggan yang lagi kesel atau cuek.

Beri Pemberitahuan Awal Soal Momen Hening yang Akan Terjadi

Kalau memang nggak nyaman ngobrol banyak, alternatifnya bisa kasih tahu pelanggan di awal kalau bakal ada momen hening karena kita lagi proses sesuatu. Contohnya, “Saya sekarang mau proses pengembaliannya ya, mungkin akan ada jeda karena saya harus isi form, tapi saya tetap ada di sini. Kalau ada yang mau ditanyain, tinggal bilang aja.” Dengan begitu, pelanggan tahu bahwa kita masih bareng mereka, walaupun nggak ngomong terus.

Jangan Pernah Mute Headset, Biarkan Suara Latar Tetap Ada

Oh iya, jangan pernah mute headset, karena kalau pelanggan denger hening total, mereka bisa curiga. Beda sama kalau suara keyboard atau suara di background kantor masih kedengeran—itu tandanya kita masih aktif dan lagi kerjain sesuatu.

Hafalkan Masalah Umum Biar Cepat Tangani Pelanggan

Terakhir, satu hal paling simpel yang sering dilupain: hafalin masalah-masalah umum yang sering muncul. Semakin paham alurnya, makin cepat juga kita bisa bantu pelanggan tanpa harus diem lama atau minta waktu tambahan. Ini penting banget apalagi kalau masih baru mulai kerja, biar nggak terus-terusan ketinggalan.

Jaga Komunikasi Supaya Pelanggan Nggak Kesan Ngilang

Jadi intinya, kalau nggak mau pelanggan mikir kita ketiduran, pastikan komunikasi tetap jalan. Entah itu lewat ngobrol ringan, kasih update, atau hold yang jelas dan tepat waktu. Pelanggan seneng, performa juga makin oke.

Comments

Popular posts from this blog

Cara Jawab Pertanyaan “Ceritain Tentang Diri Kamu” di Interview Call Center Indonesia

Mengenal Analitis, Driving, Amiable, dan Expressive

Tips Simulasi Mock Call Center Indonesia